CvdS over Rvs

Update Raad van State 23 september 2020; Welke documenten worden wel en niet verstrekt en hoe wordt gezocht naar e-mails?

Een uitspraak van de Raad van State met enkele interessante wenken voor de praktijk.

De Raad van State bevestigt de al langer bestaande lijn (zie bijv. deze recente update nog) dat een besluit over heel veel documenten toch moet worden afgedaan op een manier waardoor duidelijk is wel documenten er zijn en welke wel of niet worden verstrekt. Een inventarislijst is handig, maar nog altijd geen verplichting.

Over de wijze van zoeken naar (elektronische) berichten, wordt duidelijk dat in een besluit in elk geval duidelijk moet worden gemaakt op welke wijze het onderzoek naar documenten is uitgevoerd (zie eerder ook al deze update). Het bestuursorgaan doet er goed aan vast te leggen een lijst waarin alle personen staan vermeld die in het onderzoek zijn benaderd, alsmede de namen van deze personen evenals hun functie toen en nu. Het onderzoek moet inhouden het verzoek de postvakken (bij e-mails) ‘ontvangen berichten’, ‘verzonden berichten’ en ‘verwijderde berichten’ in de mailbox te controleren.