CvdS over actueel

Rechtbank Rotterdam 1 februari 2021; Hoe te zoeken naar e-mailberichten

Belangrijke vragen voor de praktijk na de WhatsApp-uitspraken zijn o.a. hoe elektronische berichten moeten worden bewaard en hoe er naar gezocht moet worden als een Wob-verzoek is binnen gekomen. In de whitepaper gaan we hier uitgebreid op in. In deze uitspraak van de Rechtbank Rotterdam is een interessante bespreking van deze thematiek opgenomen.

Voorop blijft staan dat het bestuursorgaan het ter beoordeling aan individuele medewerkers mag laten of e-mails al dan niet relevant zijn voor de zaak en gearchiveerd dienen te worden. Indien de e-mails niet worden gearchiveerd worden deze (periodiek) volgens een vast stramien (dus niet vanwege een binnengekomen verzoek!) verwijderd.

Hoewel erkent lijkt te worden dat de medewerkers de Archiefwet hebben na te leven, wordt ogenschijnlijk geaccepteerd dat er geen functionaris is die beoordeelt of berichten in individuele mailboxen wel of niet terecht zijn opgeslagen in het zaaksysteem. Daar kan je van alles van vinden, maar de rechtbank doet dit wijselijk niet. Terecht ook, het gaat om de Wob in dit verband.

In dat kader is van belang dat in de logische (digitale) omgevingen is gezocht. In onder meer de mailboxen van individuele medewerkers is niet de gevraagde informatie naar boven gekomen. Nu de informatie dus niet langer meer beschikbaar is, houdt het voor de Wob op. Dit dus ondanks de Archiefwet en de Selectielijst.

In Wob kader heeft het bestuursorgaan – dus ongeacht of de gevraagde informatie nog bij verweerder had moeten berusten op grond van de Archiefwet en de Selectielijst – voldaan aan de plicht om informatie alsnog te achterhalen aldus de rechtbank. De terechte stelling dat ook elders zou moeten worden gezocht, pareert de rechtbank wat makkelijk suggererende dat enkel zou moeten worden gezocht naar de emails in de eigen systemen. De Raad van State liet in oktober de opening nog dat toch ook elders moet worden gezocht, hetgeen logisch lijkt gelet op andere rechtspraak in dat kader. Een thema dat blijvend tot vragen leidt.