CvdS over Actueel

Rechtbank Midden-Nederland 5 juli 2022; Over zoeken naar, behouden van en beoordelen van documenten

Een mooie uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland over documenten zoeken, bewaren en beoordelen.

Appjes en mailtjes oud-medewerkers

Net als de Rechtbank Noord-Nederland recent accepteert ook de Rechtbank Midden-Nederland dat e-mails van oud-medewerkers simpelweg niet meer beschikbaar kunnen zijn en dat het dan ophoudt. En hoewel de WhatsApp-berichten best gedownload en bewaard hadden kunnen worden, is dat gewoon niet gebeurd. Er is geappt buiten de (beveiligde) systemen van de gemeente om, en dus zijn ook die berichten niet meer onder de Wob te brengen.

NB: moet je niet meer verlangen van de overheid om informatie te bewaren of systemen te gebruiken die dat juist in de hand werken?

Zoeken en zoektermen

De uitspraak laat ook zien dat een discussie gevoerd kan worden over de vraag of wel goed gezocht is. Een goede uitleg over de wijze van zoeken, het combineren van zoektermen etc. maakt dat geloofwaardig kan worden gesteld dat alles is betrokken wat er is. Dat gaat mis als niet blijkt dat over de juiste periode of met de juiste zoekterm is gezocht.

Vernietigen gedurende de procedure

Wat ook minder goed gaat is dat Wob-documenten – de ongelakte versies – zijn vernietigd. Dat is per definitie fout. Onder de Wob al via rechtspraak en onder de Woo via artikel 4.1a.

Anoniem verstrekken van persoonlijke beleidsopvattingen

Opvallend is dat de rechtbank het bij de bespreking van artikel 11 Wob laat bij de constatering dat de bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen is ingeroepen. Geen kritische beschouwing op het al dan niet ter hand nemen van de bevoegdheid om die opvattingen geanonimiseerd openbaar te maken.

Bezwaarcommissie buitenspel t.b.v. de termijnen

Voor een van de procedures stelt de rechtbank vast dat een bezwaarschrift voorlag en daarop is beslist zonder het inschakelen van de bezwaarcommissie. Dat vindt de rechtbank niet bezwaarlijk. Anders was de opgelegde termijn om te beslissen onhaalbaar. Misschien een uitweg voor de uitdaging die de Woo-wetgever de praktijk mee heeft opgezadeld om binnen twee weken te beslissen op bezwaar na afloop van een bemiddelingstraject met het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (artikel 7.3 lid 3).