Artikel 4.7

Hoe wijzen we de Woo-contactpersoon aan?

In een vorig blog is al ingegaan op de Woo-contactpersoon en vooral wat deze functionaris doet of kan doen. Uit de wettekst, toelichting en parlementaire geschiedenis kan het volgende over de functie van de Woo-contactpersoon worden opgemaakt. Het gaat om een of meerdere personen binnen het bestuursorgaan. Deze personen dienen goed op de hoogte te zijn van de al dan niet beschikbare informatie binnen het bestuursorgaan. Daarnaast dienen deze personen burgers op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze te informeren over de beschikbaarheid van de informatie en dienen ze burgers te helpen met hun vragen over publieke informatie en het aanscherpen van een Woo-verzoek.

De wet gaat ervan uit dat de Woo-contactpersoon wordt aangewezen door het bestuursorgaan. Hoe gaat dat dan? De wet, toelichting en parlementaire geschiedenis scheppen hier geen duidelijkheid over.

Aansluiting zoeken bij de Functionaris Gegevensbescherming?

Bij de wijze van aanstelling kan aansluiting worden gezocht bij de wijze waarop een functionaris gegevensbescherminig (hierna: FG) aangewezen wordt door een bestuursorgaan. Op grond van artikel 37 van de AVG is een overheidsinstantie of overheidsorgaan dat gegevens verwerkt verplicht een FG aan te stellen. Bestuursorganen stellen een FG aan met een aanwijzingsbesluit. Zie hier en hier voor een tweetal voorbeelden.

Gezien de formulering van zowel artikel 37 van de AVG als artikel 4.7 van de Woo ligt het in de rede om een Woo-contactpersoon op dezelfde wijze aan te wijzen als een FG. Artikel 4.7 van de Woo luidt:

“Ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie wijst het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aan.”

Artikel 37 van de AVG luidt:

“De verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker wijzen een functionaris voor gegevensbescherming aan […]”

Eén Woo-coördinator voor meerdere bestuursorganen binnen een overheidsorganisatie?

In de hierboven gegeven voorbeelden van aanwijzingsbesluiten van FG’s is te zien dat binnen een gemeente voor zowel het college van B&W, de burgemeester als de raad één en dezelfde persoon als FG wordt aangesteld. Het kan voor de toegankelijkheid bij het publiek en in het kader van de efficiëntie aangewezen zijn dit bij de Woo-contactpersoon ook te doen.

Maar van een Woo-contactpersoon wordt ook verwacht dat hij of zij goed op de hoogte is van de aanwezige informatie bij het bestuursorgaan en dat hij of zij ook eenvoudige verzoeken zelf afhandelt. In dat kader is het wellicht beter de functie van Woo-contactpersoon op verschillende plekken binnen de organisatie te beleggen.

Kortom

Er is wat de aanwijzing van de Woo-contactpersoon betreft niks geregeld in de Woo. Ook de toelichting of de parlementaire geschiedenis geven hier geen duidelijkheid over. Gezien de formulering van artikel 4.7 van de Woo is het aan te raden aan te sluiten bij de FG en de Woo-contactpersoon via een aanwijzingsbesluit aan te wijzen.