CvdS over Whatsapp

Inspectie Overheidsinformatie 3 oktober 2022: het Ministerie van AZ (en vele anderen) moeten chatberichten beter archiveren

Wat is bekend geraakt als sms-gate heeft uiteindelijk tot een aantal onderzoeksopdrachten geleid. O.a. de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft inmiddels zijn rapport opgesteld. Kort en goed wordt de Archiefwet niet goed uitgelegd en toegepast, ook niet in de rijksbrede Instructie die uiteindelijk is verwerkt in een Handreiking bewaren chatberichten die in dat kader is opgesteld. Dat het vaker mis gaat met dergelijke rijksbrede instructies merkt de praktijk vaker. Zo wordt men ook op het verkeerde been gezet door de rijksbrede Instructie afhandelen van Woo-verzoeken waaruit volgt dat concepten niet openbaar gemaakt hoeven te worden. Waarom dat geen uitgangspunt kan zijn leest u ook in deze update.

Eerder merkte ik al het nodige op n.a.v. sms-gate (zie update met daarin ook een link naar de uitzending van Nieuwsuur).

Terecht stelt het rapport dat ook digitale informatie zoals chatberichten gewoon onder het ‘document’ of ‘archiefbescheiden’ begrip valt (zie maar weer deze recente uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland). Enigszins een gemiste kans is dat het rapport in dat kader wel constateert dat de Raad van State in 2019 ook aldus concreet oordeelde over WhatsApp -en sms-berichten (zie p. 19) maar dat niet wordt ingegaan op de vervolguitspraak uit 2020. Bijzonder is namelijk dat de Raad van State dan opeens het volgende oordeelt:

“Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.”

De toegevoegde waarde van dit oordeel over het postvak was al ongewis. Het was interessant geweest als het rapport daar ook op in zou gaan. Impliciet doet het dit wel natuurlijk door dit aspect te negeren. Duidelijk wordt gemaakt dat als het chatbericht naar zijn aard bestemd is te berusten bij de overheid, een archiveringsplicht onverkort geldt (zie ook p. 19). En die plicht geldt voor alle berichten die een ‘bestuurlijke aangelegenheid’ betreffen. Dit kan worden ingeperkt bij wet dan wel in selectielijsten (zie verder paragraaf 2.6.2).

Overigens kan ook als gemiste kans worden beschouwd – maar dat ging mogelijk buiten de opdracht – de voorvraag die in dit kader gesteld wordt. Als het zo moeilijk is en zelfs misschien onder omstandigheden wel niet mogelijk om chatberichten te archiveren, moet een bestuursorgaan het dan wel willen? Past het wel in de algemene zorgplicht die artikel 2.4, eerste lid, van de Woo op het oog heeft? Food for thought. Misschien iets voor het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Dit college is ook gevraagd te adviseren n.a.v. sms-gate.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.