Informatie niet bij orgaan, maar had hier wel behoren te berusten?
Wet Open Overheid
Is het verzoek duidelijk dan moeten documenten worden verzameld. Daarbij is het goed om te weten dat het om alle vormen van gegevensdragers gaat. Niet alleen de hard-copy documenten, maar ook usb-sticks, harde schijven, WhatsApp-, sms- en andere elektronische berichten (beluister bijvoorbeeld deze podcast). Alles wat maar over de publieke taak gaat waar de organisatie verantwoordelijk voor is.
Belangrijk is dat informatie die er is ook gedurende het hele proces, tot aan de Raad van State wellicht, ook in die vorm wordt bewaard. Dat is onder de Woo zelfs wettelijk verplicht (artikel 4.1a). Dat iets er niet meer is zal dus nog strenger worden getoetst door de rechter dan onder de Wob (zie daarover deze annotatie).
In beginsel is alleen informatie die er fysiek is relevant. Soms kan het zijn dat informatie er wel ooit is geweest, en ook niet vernietigd had mogen worden, maar is het simpelweg niet meer vindbaar. Dat moet u uw best doen informatie alsnog te achterhalen (zie deze annotatie).