Steeds duidelijker wordt hoe het bestuursorgaan moet zoeken naar documenten en hoe men dat kan ‘motiveren’ en ‘uitleggen’. Ook deze uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland maakt duidelijk dat het bestuursorgaan zich ‘veilig’ kan wanen als het duidelijk maakt met welke zoektermen, in welke systemen en bij welke personen is gezocht.

Bijzonder is dat de rechtbank redelijk makkelijk accepteert dat persoonlijke beleidsopvattingen niet geanonimiseerd openbaar hoeven te worden gemaakt. En anders dan veel uitspraken de laatste tijd, wordt in dit kader wel geaccepteerd dat een concept niet wordt gedeeld (zie hierover o.a. deze update).

Al enige tijd vaste jurisprudentie, maar toch blijft het knagen, dat het vragen via de Wob naar documenten ten behoeve van een andere (civiele) procedure niet snel misbruik oplevert. De Raad van State bevestigt dat hier in deze uitspraak maar weer eens duidelijk. Relevante bijkomende aspecten zijn kennelijk dat verzoeker maar één verzoek had gedaan en daarbij een duidelijk afgebakend onderwerp had genoemd. Andere verzoeken of heel veel correspondentie, zoals ingebrekestellingen klachten of nadere toelichtingen op of uitbreidingen van het eerste verzoek bleven ook uit. En ook uitlatingen op social media van betrokkenen leveren op zichzelf noch in samenhang met het aantal civiele procedures een bijzondere omstandigheid op. Dat het bestuursorgaan de toonzetting van de uitlatingen als hinderlijk ervaart, is onvoldoende.

Dergelijke aspecten zijn dus wel relevant bij het eventueel terecht stellen dat sprake is van misbruik. Meer en uitgebreider over misbruik (en nog altijd actueel genoeg als kader), zie deze bijdrage aan de JB Select bundel. Vermoedelijk is dit alles ook nog relevant bij het toepassen van de antimisbruikbepaling van de Woo (artikel 4.6).

Hoewel de hoeveelheid verzoeken niet als vanzelf doorslaggevend zijn om te komen tot misbruik, is de Rechtbank Rotterdam wel erg snel klaar met de appellant in deze kwestie. Betrokkene staat duidelijk op een ‘zwart lijstje’ bij deze rechtbank. Het verleden – eerdere ontheffingen van griffierecht, het eerdere procedeergedrag en de inzet van deze procedure – zijn voldoende om uit te gaan van misbruik van recht.

Al meerdere keren is gewezen op de uitdagingen van de rechter om omvangrijke verzoeken en dito besluiten te toetsen (zie updates). Een uitspraak van de Rechtbank Oost-Brabant geeft ook een mooi voorbeeld van een wijze waarop met die uitdagingen kan worden omgegaan. Het verzoek “Doe mij alles over een bestemmingsplan” leidde uiteindelijk tot een vangst van “ruim 10.000” pagina’s.

Steekproef

Over de aanpak kondigde de rechtbank al eerder in de procedure aan dat ze wilde volstaan met een steekproef van ongeveer 400 pagina’s. Deze aanpak wordt door appellanten ter discussie gesteld. De rechtbank schuift dit ter zijde door o.a. te wijzen op de omvang van de zaak. Een integrale beoordeling van de volledige ruim 10.000 pagina’s kan niet als efficiënte en geschikte afdoening van deze zaak worden beschouwd. De rechtbank erkent dat de wet geen grondslag geeft voor een dergelijke aanpak maar ook dat de wet er niet aan in de weg staat. Te meer nu de rechtbank bepaalde eisen aan de steekproef heeft gesteld en deze zal extrapoleren naar de overige documenten. Concreet: als in een document een weigeringsgrond in de onderzochte pagina’s op een bepaalde manier is toegepast, wordt ervan uitgegaan dat die weigeringsgrond in de overige pagina’s van dat document op dezelfde manier is toegepast. Op die manier omvat de beoordeling door de rechtbank alle pagina’s van alle documenten. Dat resulteert er dus ook al snel in dat een juiste of foute beoordeling in het begin van een document bepalend is voor al het overige.

Vervolgens maakt men in een mooi én indrukwekkend overzicht (in tabelvorm) duidelijk wat is beoordeeld en hoe daarover is geoordeeld.

Overig

Het college had eerst een besluit genomen over een deel van de documenten, met de mededeling dat er nog meer was maar dat die documenten nog beoordeeld moesten worden. Dat vindt de rechtbank niet ok. Beter was het geweest als het college expliciet had gewerkt met deelbesluiten, want half betrekken van de documenten vindt de rechtbank hier niet goed. Die deelbesluitvorming is nu besloten in artikel 4.2a Woo en was daarvoor natuurlijk al praktijk (zie o.a. deze update).

Vaste rechtspraak: een inventarislijst is niet vereist. Er kunnen dus ook geen eisen worden gesteld aan een opgestelde lijst. Wel moet duidelijk zijn welke documenten onder het besluit vallen.

De uitleg over de zoektocht en waarom bepaalde documenten er niet zijn (geweest) slaagt hier ook. Ook voor anderen weer een handige overweging over hoe dit uit te leggen bij een voorkomend besluit waarbij discussie als in “is dit alles?” valt te verwachten. Dat gaat mis als concrete verslagen worden genoemd uiteraard.

Documenten weigeren vanwege overeengekomen geheimhouding kan natuurlijk niet. Beoordelen per onderdeel is het devies en uitgangspunt!